A la difficulté de gérer ses archives papiers, la loi sur la transition ajoute une autre gageure aux entreprises : avoir une e-administration efficace. Pourquoi et comment faire ?
Archivage : le numérique prévaut-il désormais sur le support papier ?
Même si le gouvernement veut que les entreprises françaises adoptent le tout numérique pour leur fonctionnement au quotidien, pas question pour autant de se détourner des archives papier qu’il est essentiel de conserver.
Cela pose déjà problème à de nombreux chefs d’entreprises, trop occupés pour pouvoir, régulièrement, déterminer si un document peut être supprimé ou non. La durée de conservation légale (valeur probatoire) n’étant pas la même en fonction du document.
Pourtant, il semble impératif de trouver le temps de s’attacher aux tombereaux de documents papiers qui se trouvent dans la salle des archives puisque chaque document de valeur (fiscaux, sociaux, administratifs ; de gestion du personnel…) doit être mis sous forme numérique et conservé sur un support dématérialisé.
Ces documents doivent pouvoir ; à l’instar des archives papiers ; être trouvés en quelques instants pour faciliter le travail de l’entreprise au jour le jour, mais aussi pouvoir être présentés à la demande, si une administration le souhaitait.
La mise en place d’une e-administration est donc impérative ; sachant que cette dernière doit être comprise par l’ensemble des personnes travaillant dans la structure qui seraient amenées, dans le cadre de leur travail à compulser, apporter de nouveaux documents, sans erreur.
Une e-administration efficace pourrait ainsi permettre un travail facilité sans risque de perdre les documents ; sachant qu’ils sont toujours conservés de façon dématérialisée, pour plus de sûreté.
Comment optimiser son archivage pour se préparer à la digitalisation ?
Face à ces deux problèmes liés de façon inextricable, les entrepreneurs sont tiraillés. La digitalisation permet de réduire les coûts de fonctionnement et posséder un site internet (ce qui est encore rare dans le paysage français ; contrairement à ce que l’on pourrait penser) est désormais le passage obligé pour gagner en visibilité auprès de clients potentiels qui favorisent internet pour effectuer leurs achats.
Mais pour cela, il faut en passer par l’étape de la numérisation des archives ; travail de titan et quelquefois inefficace quand on ne sait pas quel document garder, à la faveur d’un autre.
L’embauche étant souvent impossible et le profil du candidat atypique, pour ce genre de tâche, il existe pourtant une solution vers laquelle les entrepreneurs tendent à se tourner massivement : l’externalisation de la numérisation et la gestion de leurs archives papiers à des entreprises d’archivage.
Trier sans erreur, classer les documents restants et les numériser pour créer une e-administration des archives ne sont que quelques prestations qu’elles proposent aux entreprises, désormais.
Elles peuvent également prodiguer des formations pour se mettre à la digitalisation, emporter les archives papier pour les conserver dans un lieu sécurisé (transfert d’archives) ou même aider les entrepreneurs qui se développent à déménager leurs documents papiers et sensibles dans leur nouveau local.
Demander un devis personnalisé est le meilleur moyen de voir ce que ces prestataires archiveurs peuvent faire pour votre structure.
